La mise ne oeuvre d’une politique d’archivage et l’externalisation de la gestion et de la conservation auprès de Doc’Archives est une source d’avantages certains qui vous assure une gestion efficace et sure de vos fonds documentaires. Cela vous permet notamment de :
- Protéger les documents stratégiques,
- Pouvoir produire la preuve nécessaire en cas de contrôle, de litige ou d’audit,
- Répondre aux obligations légales de conservation de vos documents,
- Préserver le patrimoine documentaire et la mémoire de votre société
- Accroître l’efficacité des prestations d’archivage, traiter les dysfonctionnements pour retrouver un document,
- Réaffecter utilement les locaux, transformer un centre de gestion en centre de profit
- Recentrer les ressources humaines sur leur métier de base, réduire les frais généraux
Grâce à l’archivage professionnel, les plus grandes structures productrices de papier, tel que les banques, les assurances, les mutuelles, ont réduit de 30 à 40% les coûts de gestion des documents et a permis de recentrer les ressources humaines de l’entreprise sur leur métier de base. Ces pionniers ont été suivis par d’autres secteurs d’activité prouvant ainsi que la gestion et l’archivage pour le compte de tiers offrent des solutions économiques et pratiques. Ainsi des entreprises de tous secteurs confondus et de toutes tailles, mais également des professions libérales, font aujourd’hui appel à nos services et bénéficient d’une véritable valeur ajoutée pour leurs entités.
Nous vous proposons d’archiver et de conserver vos archives dans des conditions optimales de sécurité et d’accessibilité. Nos espaces de stockage répondent aux normes internationales en termes de sécurité, d’incendie et d’inondation et notre système d’information permet , via une interface, d’accéder rapidement et de manière sécurisée à l’information recherchée ainsi qu’à l’historique des mouvements de vos archives.
- Entrepôt Casablanca : capacité de plus de 1 million de conteneurs, plus grand site d’Afrique
- Site sécurisé aux normes internationales
- Certification ISO 9001, certification ISO 27001
- Plan de Continuation d’Activité et Plan de Reprise d’Activité sur la base de la norme ISO 22301
- Serveurs dédiés sécurisés, serveurs délocalisés
- 300 collaborateurs, personnel qualifié et formation continu
- 20 années d’expertise et d’expérience
La pris en charge des archives est une opération sensible qui nécessite une réflexion en amont et une approche personnalisée afin de garantir le résultat escompté. Nous procédons systématiquement avec vous à un audit afin de cerner vos besoins, vos contraintes et les spécificités de votre activité, et pour définir ensemble votre politique de gestion documentaire. Ce n’est qu’à l’issue de cette étape que nous équipes interviennent selon un schéma pré déterminé:
- Traitement archivistique: Opération de tri, classement et assainissement menée en étroite collaboration avec le client. Conditionnement en conteneurs avec gestion de la traçabilité et saisie d’inventaires selon plan d’archivage préétabli avec la communication d’inventaires au client sur divers supports. Intégration de l’inventaire dans la base de gestion Doc’Archives.
- Enlèvement des archives: planification de l’intervention, logistique assurée par Doc’Archives sans aucune interruption des communications de recherche, pointage assuré à l’arrivée avec une traçabilité (étiquette RFID), flotte de transport assurée
- Mise en conservation sécurisée: Entrepôts sécurisés (détection incendie, intrusion, …), mode d’entreposage aléatoire des conteneurs, traçabilité des mouvements des conteneurs par RFID, assurance Responsabilité civile et professionnelle adaptée à notre métier, codification des conteneurs assurant l’anonymat des clients
- Consultation et communication d’archives: Accès rapide, simple et sûr à l’information, consultation et demande de communication d’archives accessible via l’espace client, possibilité de consulter son fond d’archive sur place, communication physique ou numérique. Délais de livraison : dans l’heure pour un volume maîtrisé ou 12 à 24h maximum pour un document original ou un volume plus important.
Le droit marocain met à la charge des entreprises l’obligation de conserver pendant des durées précises l’ensemble des documents relatifs à l’exercice de leur activité pouvant mettre en cause leur responsabilité dans les domaines juridique, fiscal, social et commercial…Ainsi l’article 211 du code général des impôts définit les documents comptables que toute entreprise a l’obligation de conserver et spécifie les durées de conservation tandis que la loi 69/99 a permis de réglementer la gestion des archives des organismes et administrations publics.